Rechtliches
Datenschutzhinweise zur Nutzung des vezzgroup-Intranets
Stand: November 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des vezzgroup-Intranets ist:
vezzgroup GmbH
Unterbüscherhof 27
42799 Leichlingen
Bei Fragen zum Datenschutz können sich Mitarbeitende an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden:
datenschutz@vezzgroup.de
2. Zweck der Datenverarbeitung
Das vezzgroup-Intranet wird zur internen Kommunikation, Information und Zusammenarbeit innerhalb der vezzgroup und der angeschlossenen Unternehmen eingesetzt.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten
- Bereitstellung und Nutzung des Intranets
- Interne Kommunikation und standortübergreifender Austausch
- Veröffentlichung und Kommentierung von Beiträgen und Informationen
- Gewährleistung der technischen Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Plattform
- Auswertung der allgemeinen Nutzung und Akzeptanz des Intranets, soweit entsprechende Analysefunktionen eingesetzt werden
Eine individuelle Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Beschäftigten ist nicht Zweck des Intranets.
3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen der Nutzung des Intranets können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Benutzer- und Profildaten
Für die Einrichtung eines Benutzerkontos werden Vorname, Nachname und eine eindeutige interne Nutzerkennung benötigt. Diese Nutzerkennung ist keine Personalnummer, sondern dient der technischen Zuordnung des Benutzerkontos.
Weitere Angaben wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Berufs- bzw. Stellenbezeichnung können freiwillig im persönlichen Profil ergänzt werden. Diese Angaben sind für die jeweils zugriffsberechtigten Nutzerinnen und Nutzer innerhalb des Intranets sichtbar.
Inhalts- und Kommunikationsdaten
Bei der Nutzung des Intranets können Beiträge, Kommentare, hochgeladene Dateien und gegebenenfalls Chatnachrichten verarbeitet und gespeichert werden.
Zugriffs- und technische Daten
Zur Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Plattform werden technische Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, der verwendete Browser, das Betriebssystem und Gerät, das Netzwerk sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs gehören.
Cookies und lokale Speicherinformationen
Haiilo verwendet technisch erforderliche Cookies und lokale Speicherfunktionen, um beispielsweise Sitzungen, Anmeldeinformationen und persönliche Nutzungseinstellungen zu verwalten.
Metadaten und Nutzungsstatistiken
Im Rahmen der Plattformnutzung können technische Metadaten entstehen. Soweit die entsprechenden Analysefunktionen eingesetzt werden, können diese zur Auswertung der allgemeinen Plattformaktivität herangezogen werden. Laut Haiilo erfolgen entsprechende Auswertungen in anonymisierter Form; Datensätze mit weniger als zwölf Nutzern werden dabei nicht ausgewertet.
4. Bereitstellung und Betrieb durch Haiilo
Das vezzgroup-Intranet wird als Cloud-Dienst durch die Haiilo GmbH, Gasstraße 6, 22761 Hamburg, bereitgestellt und betrieben.
Haiilo verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung und des Betriebs der Plattform grundsätzlich im Auftrag der vezzgroup als Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Haiilo finden sich in der Datenschutzerklärung des Anbieters:
Datenschutzerklärung für Haiilo-Dienste | Haiilo
5. Nutzung privater Endgeräte
Das Intranet kann über einen Webbrowser oder die mobile Haiilo-App genutzt werden. Die Nutzung über ein privates Smartphone oder ein anderes privates Endgerät ist freiwillig. Mitarbeitende sind nicht verpflichtet, hierfür ein privates Gerät zu verwenden.
Bei der Nutzung der mobilen App können zusätzlich technische Informationen zum verwendeten Gerät und zur App verarbeitet werden, beispielsweise zur Erkennung und Behebung technischer Fehler.
6. Empfänger der Daten
Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten grundsätzlich nur diejenigen Personen, die diesen zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Hierzu gehören insbesondere berechtigte Administratorinnen und Administratoren sowie die jeweils zugriffsberechtigten Nutzerinnen und Nutzer des Intranets.
Darüber hinaus erhält die Haiilo GmbH als technischer Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung Zugriff auf die für den Betrieb erforderlichen Daten. Ein Zugriff kann insbesondere im Rahmen technischer Wartungs- und Supportleistungen erforderlich sein.
7. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Die Verwaltung und Deaktivierung von Benutzerkonten erfolgt durch die zuständigen Administratorinnen und Administratoren. Für die konkrete Löschung bzw. Anonymisierung von Benutzerkonten und Inhalten gelten die im Intranet und mit dem Dienstleister festgelegten Verfahren.
8. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der jeweils einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Hierzu können insbesondere § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 DSGVO gehören.
Die konkrete Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Zweck der Verarbeitung.
9. Rechte der betroffenen Personen
Mitarbeitende haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:
- Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
Zur Wahrnehmung dieser Rechte können sich Mitarbeitende an den Verantwortlichen oder den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden.
Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
10. Weitere Informationen
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Haiilo als Anbieter der Plattform finden sich unter:
Datenschutzerklärung für Haiilo-Dienste | Haiilo
Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem vezzgroup-Intranet können sich Mitarbeitende an die oben genannten Kontaktstellen wenden.
